Die TB Story

Über 30.000 Aufmaßtermine und der Gedanke –
geht das nicht einfacher?!

Seit 2018 betreibt die Unternehmensgruppe Ritter verschiedene Dienstleistungsunternehmen, welche vornehmlich aus dem Handwerk stammen.

Mittlerweile werden über 8.000 Kundentermine pro Jahr vereinbart, bei denen unweigerlich ein Mitarbeiter des Handwerkbetriebs vor Ort sein muss um ein Angebot für die gewünschten Leistungen abgeben zu können. Dabei vollzieht die Unternehmensgruppe diese Terminvereinbarungen als Backoffice Dienstleister für seine Kunden, nämlich die Franchisepartner der verschiedenen Marken. Regional ansässige Handwerksbetriebe welche für seriöse Angebote den Blick auf das Objekt benötigen und entsprechend beim potenziellen Kunden vor Ort ein Aufmaß nehmen, als auch den Kunden direkt und im offenen Gespräch beraten müssen.

2023 kam die Idee – aus der Not heraus

Anfang 2023 stellten sich Khaled und Rico, die späteren Pioniere von Time-Buddy erneut die Frage: „Wie viel Personal im Innendienst Kundenservice planen wir für das kommende Jahr ein?“

Gutes Personal war teuer, schwer zu finden und jenes welches verfügbar war, sollte sich doch um intensivere Betreuungsthemen am Kunden kümmern, als stets das Schema F abzufragen und Kalender zwischen Handwerker und Kunden abzugleichen.

Denn am Ende geht es in 90% der Fälle ums Gleiche – nämlich:

Was soll gemacht werden?
Wo sollen wir uns das anschauen?
Wann können wir vorbei kommen zum Aufmaß- und Beratungsgespräch?

Ein Termin vor Ort ist in den meisten Fällen zur korrekten Angebot- und Preisbestimmung ohnehin unvermeidbar.

Die Frage lautete also: „Gibt es ein Tool, welches diese recht einfachen Themen mit potenziellen Kunden eigenständig plant?!“

Die Antwort war leider: Nein.

Verrückt. Aber was im Frisörhandwerk oder bei Tischreservierungen schon Gang und gäbe ist, muss doch auch im Handwerk funktionieren, oder?

Ja, wenn man eine große Datengrundlage hat und weiß, wie das Handwerk tickt.

Allein die UGR betreibt verschiedene Handwerksbereiche wie beispielsweise das Solar Lizenzsystem LARA FUTURE, das Trockenbauunternehmen WAND&DECKE, das Elektrotechnikunternehmen DONNERWETTER Elektrotechnik, das Altbaudämmung- Franchisesystem DIE DÄMMFÜCHSE sowie auch das in der DACH Region bekannte und mit über 35 regional ansässigen Niederlassungen präsente Franchisesystem DIE STEINPFLEGER, welches auf professionelle Stein- und Fassadenreinigung spezialisiert ist. Alle Unternehmensbereiche sind kleine- und mittelständische Unternehmerinnen und Unternehmer direkt vor Ort. Und alle haben die gleichen Situationen bei Anfragen von Kunden.

Eine Umfrage unter befreundeten Unternehmen der Region brauchte die geahnte Gewissheit:

Ob GALAbauer, Fensterbauer, Fliesenleger, Tischler, Maler, Dachdecker, Heizungsbauer Raumausstatter, Metallbauer und viele mehr…

Sie alle haben sehr ähnliche Gegebenheiten wenn es darum geht Kunden zu generieren. Fast immer unumgänglich: Der Besuch vor Ort.

2024 – Die Entwicklung von Time-Buddy

Dank der riesigen Menge an Aufmaß- und Beratungsterminen, welche die UGR im Handwerksbereich vereinbart, bestand ein unglaublicher Erfahrungs- und Datenschatz um einen echten Software Buddy zu formen. Einen Buddy für jeden Handwerksbetrieb, der die Zeit im Interesse des Handwerkers, als auch im Interesse des Kunden optimal plant. Ein Time-Buddy also. Wichtig war den Erfindern Khaled und Rico als auch dem Entwicklerteam um Sascha, dass der Time-Buddy vom Handwerk, für das Handwerk entwickelt wird.

Die Anwendung musste also maximal praktikabel und mit der Brille des Handwerkers entwickelt werden.

Der Buddy sollte genau das machen, was auch die Mitarbeiter am Telefon oder per Mail erledigen – nämlich:

Abfragen vom Ort der Leistungserbringung um zu prüfen, ob der Handwerker überhaupt diese Region bedienen kann/möchte
Abfragen, was der Kunde gern erledigt haben möchte
Bitten um Fotos und/oder Skizzen, wo dies sinnvoll ist, damit vorab eine grobe Ersteinschätzung vorgenommen werden kann
Abfragen des Zeitpunktes an welchem der Terminkalender des Kunden mit dem des Handwerkers „matcht“
Bei der Kalenderplanung die vorherigen- und nachfolgenden Termine des Handwerkers berücksichtigen und damit eine sinnige Route planen

Dabei geht es nicht darum, die Mitarbeiter zu ersetzen. Vielmehr soll endlich mehr Zeit für jene Kunden zur Verfügung stehen, welche intensivere Beratungen benötigen. Der Time-Buddy soll also stets auch ein Buddy der freundlichen Damen und Herren im Backoffice sein und ihnen den Arbeitsalltag erleichtern.

All das kann der Time-Buddy heute und lernt täglich dazu.

Die Spielregeln -also wo Anfragen angenommen werden, wann Termine stattfinden können, wie lang Termine geplant werden dürfen usw.- legt weiterhin der Handwerker fest. Der potenzielle Kunde gelangt erst von der Website des Handwerkers in das Time-Buddy Tool und kommt damit garantiert nicht mit konkurrierenden Unternehmen in Kontakt. Im Grunde genommen wurde so aus dem „guten alten“ Kontaktformular auf der Website des Handwerkers ein interaktives und intelligentes Kontaktformular, welches Tag und Nacht, 24/7 im Jahr arbeitet und Anfragen für den Handwerksbetrieb annimmt.

Und „ganz nebenher“ ergaben sich durch den Time-Buddy noch weitere Vorteile für die Handwerker:

Anfragen sind nun 24/7 und auch an Sonn- und Feiertagen möglich, wenn kaufkräftiges Kundenklientel am meisten Zeit hat und auf Websites umherstöbert. Die Zeit in denen potenzielle Kunden also eine Rückmeldung erhalten hat sich fast vervierfacht.
Die Anfragen können mit wenigen Klicks einfach vorgefiltert werden; damit können Anfragen welche nicht zum Unternehmen passen (bspw. viel zu kleines Auftragsvolumen) ohne großes Hin- und Her mit einem Klick freundlich über das Time-Buddy Portal abgelehnt werden.
Durch den Time-Buddy entsteht ein echter Wettbewerbsvorteil, weil potenzielle Kunden schneller zum Abschluss geführt werden.
Die Anzahl der No-Show Termine reduziert sich, weil der Time-Buddy neben Erinnerungen an potenzielle Kunden, auch Bedingungen einbindet. Sagt ein Kunde den Termin nicht ab, hat der Handwerker die Möglichkeit sich die unnötige Fahrerei und Zeit vom Kunden als Pauschale erstatten zu lassen.
Die Personalkosten für Saisonbetriebe werden erheblich reduziert. Denn insbesondere bei Saisonbetrieben, kostet Kundenservicepersonal außerhalb der Saison verhältnismäßig viel Geld, während es nicht voll ausgelastet werden kann. Der Time-Buddy fängt die Anfragespitzen (bspw. im Frühling/Sommer bei GALAbauern) ab und senkt damit auch den Stresslevel der Mitarbeiter.

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